目前市面上外貿管理軟件很多，由于外貿的整個流程相對固定，在大的功能模塊劃分上，成型的外貿軟件看上去都差不多，考察某款外貿軟件是否真的能適合貴司所經營的產品特點，是否真的能讓您有可能真正充分使用起來，并實實在在獲得得管理效益，關鍵在于對軟件功能細節的考察，細節決定成敗這句話用在軟件上是再合適不過了。很多聽上去很完美的軟件，卻最終沒辦法用起來，浪費了您大量的時間，甚至影響到公司的發展規劃，基本上都是卡在一些u201c細節u201d的實現上，因為這些u201c細節u201d對業務員的實際使用操作，可能造成了極大的不便，導致業務員對軟件的抵制，大家不愿意把數據錄在系統中，那么系統就成了一個空殼了。

一套真正能在全公司推廣起來，并最終實現公司管理目的和效益的工藝品行業外貿軟件，應該要能解決好工藝品行業一些特有的問題：

1、能真正減輕一線工作人員的數據錄入負擔，這些人員包括樣品數據維護人員，業務員，跟單人員，驗貨人員，財務人員，部門經理等；

2、能提完善的單據Excel（特別是圖文混排的單據格式）導出功能，如果業務員在系統中錄了一次數據之外，還得在Excel中再做一次錄入或進行大量的格式調整，系統的實用性也將大打折扣；

3、對涉及組套產品的，軟件應能真正解決產品組套帶來的一系列問題，包括對組套信息的維護、整套成本的計算、組套之后的混裝或分裝問題、套件類產品的采購，以及更復雜的動態組套問題（按客戶的實際要求進行隨意組套）；

4、在工藝品行業中，包裝是一個重要因素，圍繞包裝，有一系列的問題：軟件能否根據客人的包裝要求準確計算出包裝成本，自動生成包裝規格說明，并根據不同的包裝要求，重新核算出合理的報價（包裝改變之后，會同時影響到FOB費用，如果是CNF或CIF價格條款的，海運費的影響就更大了），訂單確認之后，能否準確產生出包材采購單；

涉及包裝部分的數據特別容易出錯，但出錯帶來的影響又很大，最糟糕的還將導致無法按客人要求的數量出貨（外箱規格錯誤，CBM錯誤，會導致裝柜數量出問題）；

5、圖片處理功能：在工藝品行業中，圖片是極為重要，這體現在二大方面，一是圖片的保護，二是圖片的使用；這二者有時是互相矛盾的，如何做到既要有很徹底的安全保護機制，又不影響正常使用，是衡量工藝品類外貿軟件的一個重要因素；

圖片功能還涉及一些更細節的處理，如：能否自動壓縮過大的圖片（否則郵件可能發不出去或很難發）；動態組套時，能否根據子貨號的圖片自動合成貨號圖片（否則業務員要花很多時間在重拍一張貨號總圖片上）；在各種導出的Excel表格或打印出來的報表中，如何確保圖片不變形；

6、能實現必要的管理控制，如數據異常自動提示機制，單據審核機制，數據查看、操作權限控制機制，待辦事項自動提醒機制等；

以上幾點，說起來很容易，但要真正實現起來，難度是非常大的，特別是在手工藝品類行業，由于貨號多，客戶改樣多，在開發、報價、送樣、接單、采購（生產）、出貨的整個過程中，各種單據需要記錄的信息很多（包裝、配件、圖片、組套關系、產品改動、各種規格說明，當然也包括最重要的價格和數量信息），各相關人員經常為了找到或確認一些數據，花費了大量的時間和精力，通過軟件來處理這些數據，對軟件的細節要求就更高了，沒有對行業特點的徹底了解，是不太可能開發出真正管用的軟件產品的。（某些公司一直試圖在模仿億星軟件，但最多也只能模仿到一些表面功能，真正的數據核心處理、控制功能，包括大量的操作實現細節，是無法模仿的）