一封商務信函由五個要素組成：信息或u201c內容u201d、組織結構、語言、非文本信息(數詞寫法和標點符號等)、以及格式體例。《英語商務信函寫作輔導用書》^[1]以這五個要素在信函寫作中的綜合運用為重點，大量采用源于實際工作中的商務溝通實踐活動。

寫一封信很容易，但要寫好一封商務信函^[2]并傳達有效的信息卻并非易事。《英語商務信函寫作輔導用書》并沒有在每一章節和每封例信里都在闡述這個道理，但在例信的選取和改編方面的確是在一再體現這種理念。希望課文的解釋部分和句子分析，能夠幫助學生間接地u201c體驗u201d商務人士每天置身其中的工作環境。