撰寫外貿函電的目的是為了交流業務信息, 建立和維持良好的商業伙伴關系。要寫出一封得體的外貿信函, 通常要遵循七個原則, 即清晰、完整、簡潔、具體、正確、體諒和禮貌。其中體諒和禮貌兩個原則都強調了禮貌在函電中的重要性。在寫外貿信函時, 要從對方的角度出發考慮和照顧對方的利益, 既要照顧收信人的面子又要保全發信人自己的面子, 禮貌策略的應用體現在信函的每個組成部分之中。

一般外貿信函具有七個基本組成部分:信頭、日期、信內地址、稱呼、正文、結尾敬語和落款簽字。當然可能還有其他部分如:事由標題、附件和抄送等。外貿信函的發信人和收信人之間的關系是工作關系, 比較正式, 要求信函的格式要正式和規范。

1、信頭、日期和信內地址

通常, 信頭位于信函上方的中間或者左邊, 包含發信人公司的名稱、地址、電話號碼和電子郵件地址等信息。日期則位于信頭下一行或兩行, 靠左, 英美兩國日期排列順序不同, 英國的順序是日、月、年, 美國則為月、日、年。信內地址是收信人的聯系方式, 在日期下至少兩行。這些可以視為是積極禮貌策略“使用伙伴識別標記”在書面語中的應用。正是外貿信函當事人雙方之間的關系和此類信函的作用決定了要使用禮貌策略。

2、稱呼

稱呼位于信內地址下兩行, 有不同的形式, 根據發信人和收信人之間的關系選擇不同的稱呼形式。比如建立業務關系的信函一般是發信人給收信人寫的第一封信, 發信人可能并不知道對方公司的具體收信人是誰, 因此稱呼語為“Dear Sirs”。隨著女權運動的發展, 當不確定收信人的性別時, 現在多用“Dear Sir or Madam”或“Dear Madam or Sir”。當第二次或第三次再給同樣的收信人寫信時, 發信人應該知道收信人的姓名了, 此時“Dear Mr.”或“Dear Ms.”加對方的姓用于稱呼語。而以后當雙方更加熟悉, 距離更近時, 稱呼可變成“Dear”加對方的名字。這同樣是積極禮貌策略“使用伙伴識別標記”的采用。信函雙方當事人之間的關系遠近決定稱呼語的使用。

3、正文

外貿函電的正文一般包括三部分:開始, 實際信息和結尾。在開始部分說明寫信目的, 如之前有過通信, 還會提及之前相關信函。實際信息部分闡明寫信的具體目的、要求或希望。結尾則表達美好愿望或感謝之情。

以下外貿函電正文充分顯示:收信人與發信人之間的力量對比以及函電的不同種類或功能決定了禮貌策略的使用。

例1.要求建立業務關系正文的開始部分:

From the E-mail that was received from our Toronto Office, we know that your firm is of good standing and reliability in Toronto.We understand that you are particularly interested in the export of various papers to China.

正文開始部分一共兩句話就采用了三種積極禮貌策略。第一句使用了“注意對方的興趣”和“恭維對方”兩種策略, 第二句則使用了“尋求一致”的策略。接著實際信息部分其中“we are confident that we will be able to give you large orders if the delivery, price and quality meet our requirements” 應用了“許諾交換條件”的積極禮貌策略。

例2.要求建立業務關系正文的結尾部分:

By this letter, we are contacting you with interest to enter into business relationship with your company.We hope that we may receive your catalogue soon as well as other printed materials for reference.

We look forward to establishing good business relationship with you soon.

在結尾部分, 采用了“給出原因”和“表示樂觀”這兩種積極禮貌策略。表示寫信目的是與對方建立業務關系, 并希望早日收到對方的產品目錄和印刷資料。在這一封短信中, 至少應用了六個積極禮貌策略, 這是由于收信人在力量上占優勢地位, 發信人則處于劣勢地位, 請求收信人與其建立業務關系, 因此發信人會使用較多的禮貌策略表示對收信人的敬意, 希望贏得對方的好感。而對于此類信件的回復, 禮貌策略則應用比較少, 一般會有類似表達“we are sending you by air a catalogue together with a range of pamphlets” (4) , 使用“給與禮物”這一積極禮貌策略。因為回復郵件中原收信人變成了發信人, 這時發信人占有優勢地位, 一般會表示同意接受對方建議, 愿意建立業務關系。

又如在報盤信中, 發信人想要銷售商品, 收信人占優勢地位, 需要使用禮貌策略。

例3.以下是一封報盤信的開始部分:

We are very pleased to receive your inquiry of 16th September and enclose our illustrated catalogue and price list giving the details you ask for.Also under separate cover we are sending you some samples and feel confident that when you have examined them you will agree that the goods are both excellent in quality and reasonable in price.

這封信是對之前收到的詢盤信的回復, 首先發信人表示很高興收到對方9月16日的詢盤信, 照顧到對方的積極面子, 之后采用“給與禮物”與“尋求一致”兩種積極禮貌策略, 表示隨函附寄了目錄和價格表, 還另寄了樣品, 相信對方會認可自己的產品品質優良且價格合理。

例4.以下是一封索賠信的開始部分和實際信息部分第一句話:

The shipment of our order No.231 for the whole set of equipment for recording used for a professional recording studio has been duly received.Thanks for your prompt delivery.

Everything seemed perfect and amicable before the case No.23 was unpacked.

在開始部分發信人首先肯定貨物已經按時收到, 感謝收信人及時發貨, 然后在實際信息部分開始敘述出現的問題, 采用了“說話迂回”的消極禮貌策略。再例如在一封抱怨信中, 消極禮貌策略“避免突出個人”在“part of the cartons were wet” 中得以體現, 避免了使用“你”或“我”這樣的代詞, 而“減少向對方施加的壓力”則在“would you please file a claim against the insurer at once” 中得到采用。對抱怨和索賠信的回復中, 消極策略“道歉”通常被用到, 比如在“we apologize again for the inconvenience incurred” 等類似語句中。

4、結尾敬語和落款簽字

結尾敬語是外貿信函的一種正式而禮貌的結尾方式, 是對收信人的尊重。通常使用表達為:“yours faithfully”, “yours truly”, 或“yours sincerely”等。落款簽字要發信人親筆簽名, 但是以防簽名筆跡難辨, 通常還要打印出發信人的姓名和職稱。這兒也體現了積極禮貌策略“使用伙伴識別標記”的應用。

外貿信函是為了尋求公司間的合作和促進交易達成而進行的書面交流。要說服別人與自己合作, 對方的面子必須要考慮和保護。在西方如此, 在具有面子傳統的中國更是如此。當發信人和收信人彼此陌生、剛剛接觸時, 禮貌程度要求高, 更多的禮貌策略特別是積極禮貌策略需要使用。當雙方越來越熟悉時, 禮貌策略使用漸少。此外, 占有優勢的一方使用較少的禮貌策略, 占有劣勢的一方則需要使用較多的策略, 如賣方通常要使用各種禮貌策略勸說對方購買其產品。而當爭議發生時, 如在抱怨與索賠類信函中, 則較多使用消極禮貌策略。