在傳統外貿出口中大部分的貨物是通過集裝箱裝載海運運輸的，在安排海運訂艙時需要有哪些注意事項呢？接下來給大家分享幾點內容！

根據貿易條款確定貨代公司

貨物運輸時首先聯系出貨的貨代公司，貨代公司是根據貿易條款來的，如果是在FOB的成交方式下，是客戶指定貨代公司，我們就需要去聯系客戶要貨代公司的聯系方式取得聯系；如果是在CIF條款下，是找自己的貨代公司，聯系貨代公司安排出貨等事宜。

找貨代公司訂艙時的注意事項

在找貨代訂艙的時候，要給貨代傳訂艙委托書簡稱托書，托書的格式不固定貨代有格式的可以像貨代要格式，沒有的也可以自己擬定，有了托書格式，按照格式里面的內容填寫一下就可以了。托書的內容一般包括發貨人、收貨人要有公司名稱、地址、聯系電話等等，在填寫托書之前一定要確定好收貨人的信息，所需要訂購的箱型是小柜、大柜、高柜還是拼箱的貨物，起運港和目的港分別在哪里？貨物的品名、裝柜數量、重量、尺寸、HS編碼、嘜頭等信息。件重尺在訂艙的時候可以給一個預估的，在裝貨后截單之前再給具體的信息。

如果貨物是重貨，在訂艙時不能告訴貨代具體重量，但是要告訴貨代這個貨物是一個重貨，大概多少噸，有了這個信息貨代就會根據貨物的重量去向船公司訂一個重柜，因為有一些船公司它的某一些航線的船是有重量限制的，如果超過一定的重量是不能拉的貨，或者是超過一定的重量會有額外的收費。托書上寫的信息盡量的要能夠完整一點。

訂艙通常需要提前兩周，船公司會在船開前一周釋放倉位，如果遇到了節假日發貨高峰期或者是特殊時期提前的更久，甚至于一個月以上，貨代公司根據訂艙信息找船公司訂艙，船公司給了倉位之后，貨代會給傳一個So，也就是入貨通知書或入倉單。入倉單上會寫明船名、航次、提單、號鎖定的箱型、開船時間、截單、截港時間、提柜和貨柜返廠的地址等等信息，有了入倉單之后，就可以根據入倉單中的信息安排裝柜。

安排裝柜的方式及注意事項

海運訂艙裝柜方式一：
安排拖車去場站提集裝箱，將集裝箱拉到廠里裝柜，然后再將集裝箱返回場站，如果沒有合作的拖車公司，也可以委托貨代來安排拖車去提集裝箱（這種方式只適合于整柜的貨物，拼箱的貨物是不可以的）。機柜到廠里裝運需要注意一下，如果是需要叉車去裝運的，廠里一定要有可以上集裝箱裝運的叉車平臺，要像專門的叉車裝備公司租賃，通常在工廠集中的地方或者是工業園附近都會有這種差剎車平臺租賃公司。

海運訂艙裝柜方式二：
找一個物流公司，將所有的貨物運輸到碼頭的場站，在場站進行裝柜，這種方式一般費用會比較高。拖車司機再去場站提柜的時候，場站會給一個回箱單，也叫設備交接單或者是裝箱理貨單，拖車司機將集裝箱拉到廠里之后，在裝柜之前要找司機要一下回箱單，核對一下回箱單中的信息，包括提單號、集裝箱的箱號以及鉛封號。

如果是20尺小柜，一般拖車拉小柜的話會一輛車拉兩個柜子也就是雙背，那么另外一個20尺小柜可能是另外一個工廠的貨物，所以要注意不要裝錯貨，在裝箱之前一定要核對回箱單上的箱號，裝入正確的集裝箱內，還有貨物在裝柜之前一定要稱重，因為重量是報關的一個重要數據不可以出錯，上下的誤差是有一定的范圍，但是誤差過多就會被海關查驗，在裝柜的過程中也要拍照做好留底，在裝完柜之后需要填寫回箱單內容，有貨物的品名（可以寫其中一個品名）、裝柜的總箱數、總重量以及總體積，然后蓋章。

掃描留底之后將回箱單交給司機，司機在貨柜返廠時需要將回箱單交回給場站，場站根據回箱單上的件重尺信息錄入系統，因此需要注意一下回箱單上的件重尺信息一定不要亂寫或者寫錯。之后入倉單和提單上的件重尺信息必須要和場站上的信息一致。另外回箱單也是退稅的備案資料之一，因此回箱單最好也要掃描留底。

注意截單和截港時間

在截單時間之前將提單的信息提交給貨代公司，在截港時間之前將貨柜返回場站，在完成貨柜的裝運以及貨柜返回場站之后，就可以安排報關的事宜了。要在截關時間之前報完關，并且得到海關的放行。在海關放行之后，碼頭和船公司就會安排貨柜裝載上船，在船開之后一般一周左右能夠拿到提單，比較近的港比如像韓國、日本、越南等等，1~2天提單就會出來。

如果客戶要求的要求的提單是正本，那么就找貨代要了正本提單之后和其他的清關資料一起寄給客戶，如果客戶要求的是提單電放，就通知貨代電放提單，并且給他提供電放保函，保函的格式不固定，可以找貨代要格式，然后填寫好蓋章傳給客戶就OK了，如果付款方式是余款見提單復印件付款的，那么在給客戶傳正本的提單之前，或者是在電放之前，要通知客戶支付余款之后再給客戶寄或者是電放。在拿正本提單和提單電報之前，要及時安排付款（貨代本地的港雜費用等），不要耽誤了拿提單。

此外還要關注開船的時間，Estimated Time of Departure簡稱ETD預計開船時間以及船到客戶港口的時間Estimated time of Arrival預計到崗時間簡稱ETA，告訴客戶ETD和ETA的時間，以便客戶了解船期，及時安排他們那么的進口清關事宜。

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