關于作者：王星（Stellar），在西安生活和工作。從事外貿近10年，擅長海外項目管理、學習型團隊打造和商務英文寫作。上市企業國際市場CMO，焦點商學院特約講師，外貿公司咨詢顧問。

以前，項目進行到關鍵點，直接辦簽證、訂機票，飛到客戶的所在地和他面對面洽談，順帶把剛接觸的客戶關鍵人一并拜訪，是外貿人的常規動作。

但現在，自己出國拜訪的風險和成本極高，客戶入境考察和面談的難度也極大，有什么好的方法能依舊保持和以往一樣的溝通效果呢？

沒錯，就是線上會議。

我們做銷售的外貿人，這一兩年都已經熟悉了各類線上會議軟件的使用。我自己的手機和電腦上就裝了付費的、免費的遠程會議軟件將近十個。

而許多外貿小伙伴在和不同客戶開展線上交流，或者同一客戶進行多次會議洽談后，都會從內心發出感慨：要是能出差就好了。

與其說是感慨，不如說是抱怨。但抱怨毫無意義，因為它已經成為常態。一句話：疫情下，線上會議開得好，訂單依舊跑不了。

這篇文章就詳細來說說線上會議。

01 基本點

當一件事情的結果并沒有因為形式和工具的多次轉變而發生質的變化，說明問題本身并不在形式或工具。

外貿人首先要自查的是，我們是不是把許多工作沒有做到位的鍋，都推給了疫情？不論當下還是之前。

換句話說，海外出差拜訪，即便在沒有疫情的時候也不是隨時都可以執行的。科學、高效地開好線上會議，最大化發揮它的作用，是當下外貿人需要進化出的一個硬本領。

先拋出個問題：你所負責的客戶所在的國家，現在幾點了？

對老外貿，尤其針對老客戶而言，這肯定不是個問題。但對于經驗不足的外貿人，在開拓新市場接洽新客戶時，對全球的時間分布得有一個基本概念。

這個事兒直接關聯到一個外貿人一天的工作安排、節奏和精力分配。

如果是亞洲國家，包括澳洲，沒有時差，或者時差在一兩個小時的，就意味著我們和老外的工作節奏基本同步，早晨一到辦公室，交流就已經開始。

如果是西亞國家、非洲國家、中東國家，四五個小時的時差，國內中午上班時間一開始，一天里最實在的商務交流也就開始了。

如果你負責的客戶區域比較多，每天下午3點到下班時間是開展線上會議的絕佳時間。

老外要么是帶著昨天的問題，今天一上班就開始找你探討；要么是到辦公室后工作了一會，看完你昨天的郵件和提供的材料后開始反饋。而上午，就是我們留給自己的時間窗口，去準備應對客戶的問題所需要的的資料、技術、話術等。

負責美洲區域的外貿人，是最辛苦的一群人，基本是對時。我們需要把晚上12點前的兩三個小時留給美洲客戶。或者是前一天做好材料，第二天早7點前就打開電腦，抓住他們下班前的時間，進行幾輪溝通。

國外匿名雇員交流平臺Blind針對軟件工程師群體每天有效工作的時間曾做過一項調查，得出的結論是：包括谷歌、eBay等公司的工程師，每日平均有效工作時間不到3小時。

連國際知名公司的工程師們都是這種情況，何況我們外貿人面對的海外采購和技術呢？

將所負責區域客戶的時間了解清楚，調整自己，適應客戶，讓雙方都在最好的狀態下開展線上交流，是一個基本點。

看一個外貿人對負責區域時差的了解程度，就看他手機里，打開時鐘→世界時鐘，看看添加了哪些城市。

02 基本功

說完了基本點，還有一個能確保開好線上會議的基本功，就是PPT的宣講。

為什么說這個是一項基本功呢？許多手持專四甚至專八英語證書、書寫基礎很扎實的外貿人，都苦惱于客戶接待、電話溝通這種直接的交流方式，總覺得自己不敢說或者說不好。

解決這個問題的根本方法，就是不斷地練習講PPT。

展示用的PPT沒有所謂的模板，行業不同，公司不同，個人風格不同，客戶的情況不同（針對他想看的內容進行準備），材料當然也不同。

一場前期的介紹性線上會議，一般不超過30分鐘的雙方各自宣講是必不可少的環節。公司的基本介紹讓客戶知道你是誰，產品路線圖向客戶展示我們有什么，并且后續是如何隨著市場發展規劃產品系列的。

針對客戶所需產品或主推產品的亮點進行單獨介紹，是為了讓對方知道我們是有備而來。技術、服務能力的突出之處講解是綜合能力的體現，再加上海外其他區域的成功案例，以及市場支持和售后服務部分，就構成了一份前期展示用PPT的基本框架。

首次給客戶講解PPT時，從對方網站上找到他的LOGO，連同自己公司的LOGO放在PPT首頁的兩側，以及對方和中國國旗放在尾頁，配上一張握手的圖片，宣講的時候最后提一下，我們不僅期望公司層面的合作，我們更期望能為你們國家這個行業做出一些great things，是向客戶展示我方商業大格局的好辦法。

練，不斷地練。公司內部，外貿團隊內部，情景模擬，給外貿同事講，給技術講，大家輪流上，相互打分評比。

這些內容都熟記于心，說得滾瓜爛熟以后，技能問題連同怯場的心理問題都能一并解決。

此外，宣講切記過長，沒有人能不厭其煩地聽我們講完一個幾十頁的PPT。這個環節里我方能占用的時間最多也就10-15分鐘。提煉出精華，縮減到10頁以內，是對對方的尊重，更是一門藝術。

03 基本理念

基本點、基本功都說完，再說一個基本理念：當下做外貿，大項目也好，小商品也罷，時時刻刻都得想辦法找機會和老外開線上會議。

什么意思？我們通過一次客戶開發和推動的過程來闡述。

當你身處一個行業，帶著公司的產品，通過各種途徑包括但不限于開發信、cold call、社媒等搜索到了一家目標客戶，聯系到了關鍵人，發去了公司的產品介紹樣冊后，對方表示有興趣，就可以開始推動線上會議這個事兒了。

如果是收到的詢盤或者新項目信息，前邊的開發環節都省略掉，更沒得說，先發去產品基本信息，讓對方有個初步了解后，問對方：我們是不是開個遠程會議？

也就是說，線上會議分為兩類，一種是推薦會，就是基本展示和交流。一種是推動會，有了具體的需求信息，奔著合作去的。

根據我的經驗，除了會議形式有兩種，客戶也會分成基本的兩類。對方是小公司，開會跟你交流的老外頂多兩三個，甚至就是跟你前期交流的那一個人。對方是大公司，許多事他一個人做不了主，需要向他的領導以及多部門進行匯報。

在這個階段里，不論是什么客戶，線上會議的目的有三個：讓對方知道公司和產品的情況，讓對方知道我們的服務水平，為后續的商機做推動。

總結一句：不論客戶是小公司還是大公司，不論是要幾十美金的樣品還是千萬級的大項目，線上交流和線下接待或者實地拜訪一樣，能讓自己在眾多供應商中脫穎而出，能讓對方建立起和我方合作的信任感，就能實現千里之外的決勝。

04 來實戰了！

當確定了一個線上會議的時間點后，你作為協調線上會議的人，要做的動作有：

01 以文檔形式起草一個會議內容的框架，就是Meeting Schedule。

包括：

• a.雙方各自介紹：Presentation from each side

時常30-40Mins. 我方用時10-15Mins，同時問下這個環節是不是由你們先講，邀請對方優先，這不光是禮儀，對方講完他們的情況后，我們在講的時候可以適時調整所說的內容，更貼合他們的業務，突出重點。

• b.當前議題探討：Subject Discussion for xxx

如果已經有了需求和項目，就直接詢問情況，所有之前沒了解清楚的都問到：項目的來源、執行的時間、項目進度、大致采購的數量等。如果只是初步的交流，這個環節更改為Local Market Discussion，借機探討當地市場的情況，進一步了解對方的業務規模、商業模式、盈利點等。

• c.

問答時間：Q&A

自由討論：Free/Open Discussion

值得注意的地方是，如果對方是大公司，提到不止他一個人會參加會議，一定要提前把做好的PPT發給對方先看，問他建議，由他來確認終稿。討教，是快速建立信任感的基礎。

02 提前確認參會的人員。

向對方表示，除了我會參加會議以外，我公司的領導層，以及來自市場、技術、研發、認證多部門的同事都可以參加，以便更詳細和全面地進行交流。

然后詢問對方誰會參加。當然線上會議并不是數人頭大會，針對要探討的議題，產品方面有一個產品經理，技術方面有一個技術工程師，市場口除了自己外加一位具備更高決策權的領導，都是很有必要的。

我們的目的是向客戶表示誠意，展示姿態，提高會議規格。劉邦能決勝千里之外，靠的是張良、樊噲。公司的技術，研發，甚至自己的領導就是我的張良，作為協調人，發揮出他們的價值。

當然別忘了告訴對方，你將作為主持人整體控場，讓對方明確參加人的姓名、職位，這樣的好處是，通過一個聯系人一下子了解到了他公司的團隊。

03 介紹產品時提前準備好樣品。

當講到產品時，配合PPT將產品在電腦的攝像頭前亮出來，讓所有人都看到。眼見為實才能帶給人真正的信任感。

同時別忘了，有備貨強調備貨有多少，沒有備貨強調針對多少量、生產周期可以鎖定的時間，交付能力是外商非常在意的一個點。

04 告訴對方，會議結束后會立即發送出會議紀要，就是MOM。

提前做好會議紀要的文檔，會議時一定做好記錄。如果自己把握不住，安排專人做記錄，會議后大家內部快速匯總，然后發給對方。別小看這一個動作，快速的會議記錄反饋，能夠從側面讓客戶能感受到我們同樣高效的服務能力。

以上是作為線上會議的統領人，前期要和客戶進行溝通以及籌備的內容。

05 重要Tips

另外還有幾個Tips，在此一并分享。

01 如果會議人不多，對方只有2-3人的情況，可以有個活潑的開場。

對當地的大事先做個了解，提上一兩句。疫情是一個好話題，問問對方疫情的情況，疫苗也是一個好話題，表達下關心。

如果是將近10人或10人以上的會議，人齊了以后直接切入主題，不能多說。從外方的角度看，他們可能有些同事之間都不熟悉，是被要求來參會的，只想盡快結束會議去干自己的活兒。閑話一多他很可能會立即打斷，場面很尷尬。

摔了跤才知道疼，是的，我經歷過這樣的情況，當時真想挖個洞鉆進去。

02 會議開場時作為主持人，告訴對方，因為用的是遠程會議軟件，不排除出現掉線的情況。

如果掉線了，會重新進入的。而我們要做的工作是，和同事都在一個會議室的情況下，不光是自己的電腦，身邊的同事也開一臺電腦進入會議室，以確保自己如果掉線，旁邊的電腦馬上取消靜音可以接著講。

我曾經籌備了一個多月，在非洲一家中間客戶的指導、推薦下，參加一場由他們舉辦的多家供應商和終端客戶的推薦會，每家只有10分鐘時間。改了六、七版的PPT，文稿練了許多遍，語速控制在10分鐘之內。

終于等到當天晚上11點開始，剛一上線，會議室里客戶方有30多人，招呼一打完我電腦上的會議軟件就死了。重新啟動軟件，我點鼠標的時候手都在發抖。

再進入會議室時屬于我的presentation時間已經結束，是中間商共享他的屏幕給終端進行了講解。那天，晚上將近12點，公司碩大的辦公室就我一個人，腦子空白了很久。

說清楚情況后中間商反倒不停地安慰我，說會議后會專門把我的PPT發給終端客戶，并且告訴我，Misfortune might be a blessing in disguise（塞翁失馬焉知非福）。也許再年輕幾歲我會哭出來。

03 面對非常苛刻的問題，一律不做現場回答，留到后邊單獨溝通。

這極其考驗公司的應變能力。

比如會議談得不錯，對方直接提出要簽訂獨家代理協議。我們在現場可以這樣說：這個事情我們需要向公司更高層領導匯報，也還有許多其他事項需要探討，是否可以先簽訂一個基本的合作協議呢？

再比如對方有技術人員問到非常專業和細分的技術問題，當時解答不了，可以向對方表示針對此問題我們會后做個詳細解答，同時還有什么技術問題一并提出，我們都會一一解答。

張弛有度，靈活應變，以對方滿意為主，同時為后邊留出余地。

04 將線上會議這種形式作為和客戶溝通的常態。

前邊我們說要想著法兒地去開線上會議，比如首次交流后，留下了一些更高級別的合作問題，可以和客戶約定下一次會議時間，表示我們到時會有更高層的管理人員參加，以推動他去邀請高層過來。

商務開始了，報價單發過去后，表示約定時間對報價的詳細內容進行一次講解。技術方案做好了，發過去后同樣表示線上交流一次，詳細講解。尤其和大項目的客戶，穩固合作的客戶，隨著項目推進，每周固定下來線上會議時間。

人的習慣都是培養出來的，把固定時間線上開會這個事兒，培養成客戶的一個習慣。

疫情下，出境入境，14+7，甚至更長的隔離時間，鮮有外貿企業能承擔如此的風險和成本，我們也是沒有辦法。開好線上會議，決勝于千里之外。

（本文轉自焦點視界公眾號）