國際貿易涉及多種文件，例如商業文件、財務文件、運輸單據、保險文件及其他與國際貿易有關的文件。在處理付運的出口貨品時，可簽訂多達四種合約：出口銷售合約、運輸合約、財務合約、貨物保險合約。因此，必須認識各種文件的功能及其在國際貿易中的用途。
    A.商業文件
    文件功用負責擬備文件者
    報價單Quotation這是售貨的報價，應清楚說明價錢、品質詳情、貨品數量、貿易條款、交貨條件、付款方式。出口商。
    銷售合約（見附錄三）SalesContract這是買方與賣方之間的合約，訂明交易細則，具法律約束力，因此在簽署前最好先征詢法律意見。出口商及進口商。
    估價發票ProFormaInvoice這是貨物付運時由供應商提供的發票，作用是通知買家即將付運商品的種類、數量、價值及進口規格（重量、大小及類似的特點）。估價發票不是用來要求買方付款的，但可用于申請進口證、安排外匯或其他財務安排。出口商。
    商業發票CommercialInvoice這是出口商要求進口商根據銷售合約支付貨款的正式文件。商業發票應說明所售貨品的詳情、付款方式及貿易條款。商業發票也在貨品清關時使用，有時供進口商安排外匯時使用。出口商。
    裝箱單PackingList詳列付運貨品裝箱資料的文件。出口商。 外貿知識
    檢驗證明書InspectionCertificate由獨立公證人（檢驗公司）或出口商就買方或有關國家要求的付運貨品規格（包括品質、數量及／或價錢等）發出的報告。檢驗公司或出口商。
    保險單／保險證明書，分保單InsurancePolicy/Certificate保險單是證明付運貨品已投保的保險文件，詳述有關保險額的資料。保險證明書證明付運貨品已受保于某一開口保單，保障貨品在付運途中免受損失或損害。保險公司／保險代理商／保險經紀。
    產品測試證明書ProductTestingCertificate這是證明產品在品質、安全、規格等各方面均符合國際或個別國家技術標準的證明書。獲認可的實驗所。
    衛生證明書HealthCertificate這是在出口農產品或食品時，由主管國家發出的文件，證明農產品或食品符合出口國的有關法例，以及在付運前檢驗時完整無損、適合人食用。出口商。
    植物檢疫證PhytosanitaryCertificate國際間通常規定進口的植物或種植物料須附有出口國發出的植物檢疫證，證明付運貨品大致上沒有疾病或害蟲，并符合進口國現行的植物檢疫規例。在香港應向漁農處申請植物檢疫證。出口商。
    熏蒸證書FumigationCertificate這是蟲害防治證明書，證明有關產品已經過獲認可的熏蒸服務商所提供的檢疫及付運前熏蒸程序。美國、加拿大和英國的海關都要求來自香港及中國大陸的實木包裝材料附有熏蒸證書。出口商。
    暫時過境證ATACarnet這是國際海關文件，用來申請將貨品（如國際交易會的展品、貨辦及專業設備）暫時運進《暫時過境證海關公約》的締約國時免繳關稅。出口商。
    領事發票ConsularInvoice這是有些國家要求的文件，載明付運貨品的詳情，例如托運人、收貨人、價值說明等。這文件由駐外國領事館人員簽署證明，供該國海關人員核實付運貨品的價值、數量及性質。出口商。
    B.運輸單據
    付貨通知單（俗稱「落貨紙」或出倉紙）（S/O）ShipperOrder這是說明貨物詳情及付貨人各項要求的文件，是擬備其他運輸單據（如提單、空運提單等）所需的基本文件。付貨人／運輸公司。
    碼頭收貨單或大副收據　（D/R）DockReceiptorMate&apos；sReceipt這是確定碼頭／貨倉已收妥待運貨物的收據。碼頭收貨單是擬備提單所需的文件，但不是處理付款事宜時按法律規定必須具備的文件。航運公司。
    提單（B/L）BillofLading這是貨品擁有人與運輸公司之間的合約。顧客通常需要提單的正本，以證明貨品屬他所有，有權提取貨品。提單分兩種：不可轉讓的直接提單，以及可轉讓或付貨人指示提單（亦是所有權證明文件），后者可在貨物過境時買賣或交易，以及用于多種融資交易。航運公司。
    運輸商提單（拼箱提單）HouseBillofLading（Groupage）這是由貨運代理商發出的提單，很多時都不是所有權證明文件。付貨人如選用運輸商提單，應在采用信貸服務前向銀行說明是否可接納作信用證用途。與個別托運相比，拼箱提單的優點包括包裝較少、保費較低、過境較快、損失風險及費用較低。貨運代理行。 報關員考試報名
    海運提單SeaWaybill這是貨物收據，內含付貨人與航運公司之間的運輸合約。海運提單是不可轉讓的文件，并非所有權證明文件。航運公司。
    空運提單（AWB）AirWaybill這是用于空運貨物的一種運貨單。空運提單說明運輸的條件，作為交付貨品的收據，但不是所有權證明文件或可轉讓的文件。航空公司。
    運輸商空運提單（HAWB）HouseAirWaybill這是空運代理行發出的空運托運單，提供貨物說明及紀錄，但并非所有權證明文件。貨運代理行
    貨運擔保ShippingGuarantee這是通常由航運公司預先印備的表格，由進口商銀行向航運公司擔保交還運輸文件正本，顧客便可憑這文件提貨，而不必出示提單正本。這文件通常與信托收據一并使用，以保障銀行對貨物的控制權。進口商銀行／航運公司。
    裝箱單PackingList（sometimesaspackingnote）列出運輸所需的資料，例如發票、買方、收貨人、原產地、航班日期、裝貨港口／機場、卸貨港口／機場、交貨地點、裝運標志／貨柜編號、貨品重量／體積，以及全部有關貨品的詳情，包括裝箱資料。付貨人。