合同對國際貿(mào)易中買賣雙方的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)、費用和風(fēng)險等進(jìn)行了明確的劃分，具有法律效應(yīng)。對出口商而言，合同既是對買家應(yīng)該履行義務(wù)的一種明確規(guī)定，同時更多的是自己必須履行的義務(wù)的一種界定。制定一份完善的合同，起碼應(yīng)做到：對合同每一個條款理解準(zhǔn)確、深刻，交易磋商時細(xì)心、全面，繕制合同時嚴(yán)密、完整，履約時一絲不茍、及時溝通。這需要業(yè)務(wù)人員具備扎實的進(jìn)出口相關(guān)知識和豐富的經(jīng)驗，外語水平過硬，并且熟悉有關(guān)法律知識和國際貿(mào)易慣例。
合同條款理解須透徹
一份完整的出口合同要對交易各環(huán)節(jié)、各要件做出明確的規(guī)定。合同規(guī)定的每一條款，采用的每一慣例，都有其具體內(nèi)容，都是日后履約的依據(jù)。而各條款之間以及條款和慣例之間又常有一定的聯(lián)系。同時，所有的條款既可以看作是對自己應(yīng)履行義務(wù)的一種明確規(guī)定，同時也可以看作是對賣方的一種制約。
例如，商品作為進(jìn)出口合同的物質(zhì)基礎(chǔ)，對其品質(zhì)的約定是整個合同中最重要的內(nèi)容。如何確定賣方交貨的品質(zhì)、數(shù)量和包裝又涉及合同中的商品檢驗條款。在商檢條款中，商檢機(jī)構(gòu)和檢驗期限的科學(xué)合理的約定不但是對買方行使復(fù)檢權(quán)的保證，而且也是一種限制；再者，復(fù)檢權(quán)及其行使期限是賣方對自己商品品質(zhì)實行有效保護(hù)的有效途徑。
目前，不少出口公司的固定格式合同上規(guī)定以貨物出運(yùn)時中國商檢局出具的商檢證作為商品數(shù)量、包裝和品質(zhì)的最終依據(jù)。事實上，據(jù)中國國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會副主任蕭志明先生介紹，這個條款的不對等性剝奪了買方重新檢驗的權(quán)利。按照國際慣例，買方收到貨物后，并不等于買方接受貨物，買方仍有一個合理的機(jī)會有權(quán)對貨物進(jìn)行檢驗。
但在合同中，賣方應(yīng)該對買方的復(fù)檢權(quán)在文字上作一個限制。如規(guī)定貨物到岸后多少天內(nèi)對方有重新檢驗的權(quán)利，但必須是由"雙方同意的"權(quán)威檢驗機(jī)構(gòu)出具的檢驗證書。"雙方同意的"這幾個字非常重要，因為國外的很多公證機(jī)構(gòu)是民間性質(zhì)，而且不具備權(quán)威性，國際貿(mào)易中如果有惡意商人在質(zhì)量、數(shù)量等問題上挑刺的話，就可以串通公證機(jī)構(gòu)來坑害賣主。
一般的涉外經(jīng)濟(jì)合同大體上包括商務(wù)條款(包括技術(shù)條款)和法律條款兩個部分，而這兩個部分又是相互配合不可分割的。所以，在使用時，應(yīng)注意保持合同的完整性，不應(yīng)為了在某些條款(如價格條款)上的討價還價而放棄或忽略其它重要的條款(如解決爭議條款)，如不可抗力條款、仲裁條款等，往往是不可或缺的。
交易磋商細(xì)心全面
據(jù)蕭先生介紹，國際貿(mào)易中賣方違約的主要表現(xiàn)是：不交貨；不按時交貨(延遲交貨和提早交貨)；所交貨物與銷售合同不符(品質(zhì)、規(guī)格、型號、包裝、數(shù)量等)。在目前"買方市場"下，賣方有意違約的比例不大。他認(rèn)為，現(xiàn)在很多賣方違約是因為他在交易磋商中對自己的履約能力沒有正確估計造成的。從以下案例中可以看到磋商環(huán)節(jié)的疏忽大意給出口商自己造成了多大的麻煩.
中國的某出口公司與一家埃及的客戶談妥了一筆外商指定的一工廠生產(chǎn)的化工品的出口業(yè)務(wù)，合同規(guī)定20天內(nèi)裝運(yùn)，價格條件：FOB上海，同時，外商指定了一家船公司為承運(yùn)人。因為成交價格相當(dāng)不錯，該出口公司的業(yè)務(wù)員毫不猶豫就和買家簽下了合同。但之后聯(lián)系供貨廠家，方得知該廠的這一產(chǎn)品目前在國際市場上非常暢銷，接到的定單已經(jīng)排到了2個月后，所以根本不可能在20天內(nèi)交貨。該出口公司遂與買家協(xié)商，希望延期交貨，或者改為其它廠家的產(chǎn)品，客戶無法接受，該出口企業(yè)只好高價從另外一家外貿(mào)公司手上買下一批合同所要求的貨物來履約。結(jié)果是，在簽合同時，本來預(yù)算有利可得，但后來為了履行合同反而虧損了幾千美元。
以上案例中，該出口公司在磋商中如果多做一點工作就不會到后來陷入被動的境地。成交價格好當(dāng)然是一個誘人的因素，但不能只為了價格而忽略其它。外商既然指定了產(chǎn)品必須是一家工廠生產(chǎn)的，那么出口公司起碼應(yīng)該在答應(yīng)外商的條件前，向該工廠查詢他們的供貨情況。
從事文具生產(chǎn)和出口的浙江三木實業(yè)有限公司，有一套合同評審制度，有效地將風(fēng)險化解在磋商階段。其進(jìn)出口部經(jīng)理朱振超先生介紹，在同外商洽談的時候，業(yè)務(wù)人員必須將客戶提出的各項條件詳細(xì)地記錄下來，比如他們要求的產(chǎn)品種類、型號、顏色、數(shù)量、包裝、價格、交期、付款方式等等，然后由公司總經(jīng)理和各個部門的負(fù)責(zé)人，包括生產(chǎn)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門，一起對合同執(zhí)行的可行性進(jìn)行評審。
在盡量滿足客戶要求的前提下，該企業(yè)會對自己的履約能力進(jìn)行全面檢查，比如，交貨期能否做到、大定單數(shù)量生產(chǎn)能力能否滿足、質(zhì)量包裝方面的特殊要求能否達(dá)到。經(jīng)過這些程序，除非有不可抗力發(fā)生，合同的執(zhí)行一般不會出現(xiàn)問題。中小企業(yè)抗風(fēng)險能力低，但各部門之間容易協(xié)調(diào)、控制和管理，不妨借鑒一下這種做法。
科學(xué)措辭內(nèi)容準(zhǔn)確
洽談階段的細(xì)致工作是簽訂完善合同的前提，但具體的繕制工作更是不容忽視。蕭先生總結(jié)他所仲裁過的合同糾紛后，說："一份合同的措辭得當(dāng)可以減少不少的潛在風(fēng)險，增加交易中的安全性。一份外貿(mào)合同，在文字陳述上要盡量做到科學(xué)、靈活、嚴(yán)密、完整。"
中國A公司同新加坡B公司簽訂合同，出口一批童裝。洽談中，B看過A提供的樣品，同意以此作為交貨的品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。而出口合同的品質(zhì)說明中只簡單寫明了規(guī)格、質(zhì)料、顏色。商檢條款為"貨到港30天后外商有復(fù)檢權(quán)"。貨到新加坡后買家提出"顏色不正、縫制工藝粗糙"，并且提交了新加坡一家檢驗機(jī)構(gòu)的檢驗證書作為依據(jù)要求退貨和賠償。
A公司辯解貨物是憑樣品成交，樣品經(jīng)新加坡B公司確認(rèn)過。B指出合同中并沒有寫明"憑樣品成交"字樣，也沒有寫明樣品編號；況且，A公司沒有封存樣品作為證物。A公司解釋紡織品按常識會存在色差問題。B公司回應(yīng)合同中品質(zhì)說明中沒有注明所交貨物會有色差。
A公司又表示不接受B公司的檢驗證書，認(rèn)為B公司所找的檢驗機(jī)構(gòu)不具權(quán)威性，沒有征得A公司的同意。B公司辯解合同上只承諾B有復(fù)檢權(quán)，并沒有指明檢驗機(jī)構(gòu)的名稱或者必須經(jīng)由A公司同意。A意識到即使提交仲裁機(jī)構(gòu)，自己也無法提交有力證據(jù)，所以，只好在價格上答應(yīng)新加坡公司做出的降價要求，才使?fàn)幾h得以解決。
出口合同中品質(zhì)和商檢兩個條款往往引發(fā)爭議。如上述案例，由于合同中品質(zhì)和商檢兩條款的措辭不嚴(yán)謹(jǐn)，規(guī)定有漏洞，因此，B公司利用了其中的缺陷。他介紹，合同中品質(zhì)的表達(dá)方法有憑說明和憑樣品表示兩種，兩種方式的陳述都要求既準(zhǔn)確又保持必要的靈活性。
有的商品的品質(zhì)必須寫明一個機(jī)動幅度，即允許賣方所交貨物的品質(zhì)指標(biāo)有一定幅度的差異，像鴨絨，含絨量為90%，允許+/-1%。至于憑樣交易的情況，無論合同上有無上述規(guī)定，賣方均有義務(wù)使所交貨物與樣品完全一致。如果發(fā)生貨物的品質(zhì)與樣品不符，買方有權(quán)解除合同，拒絕收貨并要求賠償損失。
因此，對于根據(jù)買方來樣成交或因制造技術(shù)上確有困難不能做到與樣品一致的商品，賣方應(yīng)該在合同中保留類似的描述："交貨與樣品近似"；"品質(zhì)與樣品大致相同"；"品質(zhì)接近樣品"；等等。
案例中A與B公司是憑樣品成交，那么，在合同的品質(zhì)條款中，除列明商品的名稱、商標(biāo)/牌號、規(guī)格、型號等必要項目外，還要明確是憑賣方和買方的樣品、樣品的編號、寄送樣品的日期及有關(guān)寄送樣品的函電，不能簡單地只作一般描述。而且，服裝類產(chǎn)品應(yīng)該標(biāo)明"允許有色差"。A公司如果在合同中列明了這些內(nèi)容，就不至于在B公司提出質(zhì)量問題時有理說不清了。
蕭先生還提醒出口商，除了具體的實質(zhì)性業(yè)務(wù)條款的嚴(yán)格把關(guān)外，還應(yīng)該注意同時商定違約條款。可能你已經(jīng)備好貨，但買家遲遲沒有開出信用證，或者本來由買方指派的船公司遲遲沒有安排裝運(yùn)，造成碼頭堆存費用，或者買家根本不要貨了。所以，在出口合同中要明確規(guī)定買家開立信用證的時間，或在FOB成交的情況下買家派船應(yīng)抵達(dá)合同規(guī)定的裝運(yùn)港的時間，同時還要商定如果買家違約的情況下，買家應(yīng)承擔(dān)何種違約責(zé)任、負(fù)責(zé)哪些損失，當(dāng)不能履約是由買家造成時，出口商就可以向買家提出相應(yīng)的索賠。
正如黃先生所說，合同的每一個條款都很重要，因為無論哪條出了問題，你都會遇到麻煩。比如裝運(yùn)條款中，在訂立出口合同時不能確定在何處裝運(yùn)或各處可供裝運(yùn)的數(shù)量時，就可以多規(guī)定幾個裝運(yùn)港，或干脆只規(guī)定"中國主要港口(CMP-Chinese Main Ports)"。
但目的港規(guī)定必須明確具體，既要選用有班輪停靠的基本港，又一般不能使用"歐洲主要港口"這樣籠統(tǒng)的字句，因為國際上對此并無統(tǒng)一解釋，并且不同港口的裝卸條件、費用有天壤之別。如出口到?jīng)]有直達(dá)船或雖有直達(dá)船而航次很少的港口，合同中應(yīng)規(guī)定"允許轉(zhuǎn)船"字樣。
合同審查
在一份合同已經(jīng)擬就，要簽字生效的時候，有必要再進(jìn)行一次仔細(xì)的審查，作最后的把關(guān)。細(xì)讀一遍合同，看文字上有無錯漏：小數(shù)點有沒有標(biāo)錯、數(shù)量上有沒有將"個"寫成"打"、標(biāo)價的貨幣有沒有寫錯、有沒有將"桶"寫成"紙箱"，英語描述是否準(zhǔn)確，等等。然后是看看各條款之間是否互相矛盾，如數(shù)量上標(biāo)明了溢短裝，金額上有沒有做出相應(yīng)的表示。
除了審查這一關(guān)外，對出口合同的管理工作也非常重要。首先合同的編號和檔案管理，現(xiàn)在許多出口企業(yè)都已使用計算機(jī)進(jìn)行管理，但與此同時，仍有必要將與每一個合同有關(guān)的單據(jù)、資料和往來函電的正本或沒有正本時的復(fù)印件(副本)保存在一個專門的檔案袋里，便于日后查用。因為這些交易過程中收發(fā)的信件、傳真或電子郵件等文件有可能構(gòu)成對合同的補(bǔ)充或修改，成為日后處理雙方爭議或糾紛時的書面依據(jù)。
最后，出口商在訂立重大或內(nèi)容復(fù)雜的合同時，應(yīng)主動向法律專家、會計師、資深的出口業(yè)務(wù)能手等咨詢。