接電話就像遞公司名片一樣，客氣而友好地接電話會給打電話人留下一個美好的公司形象，電話總機的接線員應有耐心、細心、清楚的語音，而且要有友好客氣的音調。即使打電話人的花語并不怎樣，也應該出于工作需要始終保持客氣。

　應避免說一些俚語，首先是那些空洞的字眼，如：“okay”，“right-o”，“Half a mo”等等。一個有教養的英國或美國人并不用okay，而使用all right， very good(美國人用fine)。在英語中常常出于禮貌用sir或者madam，這些在德語中并不流行，人們也避免使用命令口氣，如“you have to”，而用“would you please”、“would you mind”或者“will you”等。

　如電話響了，接電話時不用hello或者yes，而要報出自己公司名稱。如：米勒-史密斯公司，早上好(下五好)，我能幫你什么嗎?

　使用德語接電話也有一些習慣用語：

　Ich weiβ nicht genao (od. ich werde nachsehen) ob Herr Miller in seinem Büro ist.我不太清楚(我看一看)米勒先生是否在他的辦公室。

　Es tut mir (sehr) leid, Herr Miller 很遺憾，米勒先生：

　1.ist im Augenblick nicht da (und wird vor 3 Uhr nicht zurück sein).現在不在，(他3點鐘以前不會回來)。

　2.ist nicht in seinem Büro.不在他的辦公室。

　3.ist (heute morgen) nicht da.(今天早上)不在。

　4.ist augenblicklich besetzt (oder nicht abkömmlich).現在正在與別人通話(現在正忙)。

　5.ist im Augenblick nicht frei.現在沒時間。

　6.ist in den Ferien (oder auf Urlaub).正在假期中(正在度假)

　7.nimmt an einer Konferenz teil und steht heute wahrscheinlich nicht zur Verfügung.正在參加一個會議，今天恐怕不能為您效勞。

　8.ist in einer Konferenz und kann nicht gestört warden.在開會，不能打擾他。

　9.hat gerade Besuch.正在會客。

　10.ist mit einem Kunden im Ausstellungsraum.正在展覽室陪客人。

　11.ist schon fort. Bürostunden sind von 9 bis 5. aber ich glaube, Herr Wagner ist noch imBüro.已經離開。辦公室時間是9點到5點。但是我相信，瓦格納先生還在辦公室里。

　12.ist leider unerwartet weggerufen worden. Herr Miller wird jeden Moment hier (oder zurück) sein. Kann er Sie telefonisch erreichen, wenn er ins Büro zurückkommt?不巧的是突然被叫走。彌勒先生隨時可能回來。如果他回到辦公室，可以給您去電話嗎?